Aanmeldformulier activiteiten en evenementen

Dit formulier verzamelt alle informatie die nodig is voor de aanvraag van een openbare activiteit. Het formulier bevat ook een lijst van materialen die je kan huren. Het ingevulde document bezorg je ten laatste drie maanden voor de start van je activiteit bij stad Maaseik. Voor Nuttige adressen en info rond de organisatie van een evenement vind je hier of bij stad Maaseik, evenementen, via het algemeen nummer 089 56 05 60.

1 - Inrichtende persoon of vereniging

Contactpersoon 1

Adresgegevens
Geboortedatum *

Contactpersoon 2

Adresgegevens
Geboortedatum *

2 - Activiteit

Beginuur *
Einduur

Het totaal van de uitgedeelde en/of verkochte toegangskaarten mag de capaciteit van de zaal niet overschrijden!

Prijs tickets

Aard van de activiteit *
Doelpubliek *

3 - Locatie

Waar gaat het evenement door? *

Gegevens zaal/terrein

Indien het om een specifieke locatie gaat, bevindt die zich altijd op het grondgebied van Maaseik en het land België. 

Adresgegevens

Gegevens verhuurder/eigenaar

Adresgegevens

Accommodaties moeten voldoen aan de wettelijke voorschriften. Vind jouw activiteit plaats in open lucht en worden er tijdelijke installaties geplaatst (vb. tenten, podia), dan moet je een inplantingplan toevoegen.  De voorwaarden vind je via www.bwol.be.

4 - Veiligheid

Is er security aanwezig? (Security is verplicht bij jeugdfuiven.) *

Zo ja, gelieve naam, adres en telefoon nummer door te geven

Adresgegevens
Zijn er hulpdiensten aanwezig (Rode Kruis, Vlaamse Kruis,…)? *
Is er voldoende parkeermogelijkheid voorzien? *

Vraag tijdig de nodige keuringen aan (brandweer, FAVV, tijdelijke elektrische installaties, …). Check de richtlijnen van de brandweer op www.bwol.be in geval van tijdelijke inrichtingen (tenten/overkapping voor 50 personen en meer).

 

5 - Externe personen

Vermeld hieronder de gegevens van externe personen die bij de organisatie betrokken zijn: (telkens naam, voornaam, adres en telefoon-/ GSM-nummer)

Is er tijdens het evenement ook ambulante handel voorzien? *

6 - Geluid

Wens je een afwijking op de wettelijke geluidsnorm van max 85dB(A)Laeq, 15min? Duid dan hieronder aan welke afwijking je wenst aan te vragen en hou rekening met de na te leven voorwaarden

Geluidsniveau *

Na te leven voorwaarden 
< 85dB(A)Laeq, 15 min:

  • Er moet geen afwijking worden aangevraagd

Na te leven voorwaarden 
> 85dB(A)Laeq, 15min 
maar
< 95dB(A)Laeq, 15min:

  • je meet gedurende de hele activiteit het geluidsvolume.
  • het gemeten volume is zichtbaar voor de persoon die het volume bedient.

Na te leven voorwaarden
> 95dB(A)Laeq, 15min
maar
< dan 100dB(A)Laeq, 60min:

  • je meet gedurende de hele activiteit het geluidsvolume.

  • je registreert en bewaart het gemeten volume gedurende de hele activiteit.

  • het gemeten volume is zichtbaar voor de persoon die het volume bedient.
  • je stelt gratis oordopjes ter beschikking.

7 - Wijzigingen verkeerssituatie:

Voor een inname van het openbaar domein kan het zijn dat de normale verkeerstroom tijdelijk moet worden gewijzigd.

Afsluiten straten en/of pleinen: *
Beginuur *
Einduur *
Parkeerverbod *
Beginuur *
Einduur *

Nadar en signalisatie worden ter plaatse geleverd door de stadsdiensten. De organisatie plaatst de nadar en signalisatie conform het politiereglement en zorgt ervoor dat de materialen na het evenement op de oorspronkelijke plaats terug worden gezet.

8 - Huurmaterialen

Podiumwagen (12 x 6,5 m plaats voor 100 stoelen)

De waarborg voor de podiumwagen bedraagt € 250.

Podiumelementen

De waarborg voor de podiumelementen bedraagt € 25.

Vlaggenmasten

De waarborg voor de vlaggenmasten bedraagt € 250.

Vlaggen

De waarborg voor de vlaggen bedraagt € 40 (tot5 stuks) en € 75 (vanaf 6 stuks).

Nadar

Herashekken

Vuilniszakhouders

Tafels (25 stuks 3m. x 0,60m)            

Afhalen van materialen op

Beschermmatten voor sportvloer 17 stuks (20m/rol – breedte 1,54m, dikte 2mm)

Afhaaladres: Stedelijke Werkplaats, Canadastraat 46  089 86 78 00

Openingsuren ma – vrij: 7.30 tot 15 uur

Periode van ontlenen (maximum 1 week):

Terugbrengen materialen op

Podiumwagen, podiumelementen en nadar worden ter plaatse gebracht. De andere materialen moeten worden afgehaald.

9 - Publiciteit

Hoe maak je de activiteit bekend?

* Er zijn aanplakzuilen op volgende locaties: Schoolstraat, Scholtisplein, Van Eycklaan, Kolonel Aertsplein.

 

** Meld je activiteit op deze databank en ze verschijnt automatisch in Uit in Maaseik, zowel in MAzine als op de website van stad Maaseik.   

Via reclameborden langs gemeentewegen en/of gewestwegen:
Maak je publiciteit via reclameborden langs gewestwegen. Duid hieronder de gewenste locaties aan:

10 - Verzekeringen

Polis Burgerlijke Aansprakelijkheid (BA) is verplicht voor elke vereniging!

 

Gratis vrijwilligersverzekering. Deze verzekering wordt gratis aangeboden door het Vlaams Steunpunt voor Vrijwilligerswerk en dekt zowel burgerlijke aansprakelijkheid, lichamelijke ongevallen, als rechtsbijstand. Een vereniging kan jaarlijks een beroep doen op 100 gratis vrijwilligersdagen.

 

Gratis vrijwilligersdagen kan je aanvragen via: www.gratisvrijwilligersverzekering.be Hier vind je ook meer info over de aansprakelijkheid en de schadeaangifte.   

11 - Afval

Als organisator van een evenement op openbaar domein ben je verantwoordelijk voor het verwijderen van afval. Hoe ga je te werk? *

12 - Veiligheidsplan

De organisator van een evenement is verantwoordelijk voor de veiligheid van de bezoekers. Het verloop van het evenement kan je voor een groot deel vooraf plannen. Toch kunnen er zich onvoorziene situaties voordoen die de veiligheid van bezoekers in het gedrang brengen. Op dat ogenblik is het belangrijk om voorbereid te zijn en snel te handelen. Een veiligheidsplan is hiervoor een onmisbaar document. Voor sommige evenementen kan de stad, op basis van een risico analyse door de veiligheidsdiensten, een dergelijk veiligheidsplan verplichten. Een modeldocument werd opgesteld door de AD Crisiscentrum en kan je vinden op de webiste van de FOD Binnenlandse Zaken.

 

Een checklist met mogelijke risico’s waarmee je als organisator best rekening houdt, kan je hier downloaden.