Aanmeldformulier activiteiten en evenementen

2 - Activiteit

Het totaal van de uitgedeelde en/of verkochte toegangskaarten mag de capaciteit van de zaal niet overschrijden!

Prijs tickets

3 - Locatie

Gegevens zaal/terrein

Indien het om een specifieke locatie gaat, bevindt die zich altijd op het grondgebied van Maaseik en het land België. 

Gegevens verhuurder/eigenaar

Accommodaties moeten voldoen aan de wettelijke voorschriften. Vind jouw activiteit plaats in open lucht en worden er tijdelijke installaties geplaatst (vb. tenten, podia), dan moet je een inplantingplan toevoegen.  De voorwaarden vind je via www.bwol.be.

4 - Veiligheid

Zo ja, gelieve naam, adres en telefoon nummer door te geven

Vraag tijdig de nodige keuringen aan (brandweer, FAVV, tijdelijke elektrische installaties, …). Check de richtlijnen van de brandweer op www.bwol.be in geval van tijdelijke inrichtingen (tenten/overkapping voor 50 personen en meer).

5 - Externe personen

Vermeld hieronder de gegevens van externe personen die bij de organisatie betrokken zijn: (telkens naam, voornaam, adres en telefoon-/ GSM-nummer)

6 - Geluid

Wens je een afwijking op de wettelijke geluidsnorm van max 85dB(A)Laeq, 15min? Duid dan hieronder aan welke afwijking je wenst aan te vragen en hou rekening met de na te leven voorwaarden

Na te leven voorwaarden 
< 85dB(A)Laeq, 15 min:

• Er moet geen afwijking worden aangevraagd

Na te leven voorwaarden 
> 85dB(A)Laeq, 15min 
maar
< 95dB(A)Laeq, 15min:

• je meet gedurende de hele activiteit het geluidsvolume.
• het gemeten volume is zichtbaar voor de persoon die het volume bedient.

Na te leven voorwaarden
> 95dB(A)Laeq, 15min
maar
< dan 100dB(A)Laeq, 60min:

• je meet gedurende de hele activiteit het geluidsvolume.

• je registreert en bewaart het gemeten volume gedurende de hele activiteit.

• het gemeten volume is zichtbaar voor de persoon die het volume bedient.
• je stelt gratis oordopjes ter beschikking.

7 - Wijzigingen verkeerssituatie:

Voor een inname van het openbaar domein kan het zijn dat de normale verkeerstroom tijdelijk moet worden gewijzigd.

Nadar en signalisatie worden ter plaatse geleverd door de stadsdiensten. De organisatie plaatst de nadar en signalisatie conform het politiereglement en zorgt ervoor dat de materialen na het evenement op de oorspronkelijke plaats terug worden gezet.

8 - Huurmaterialen

Podiumwagen (12 x 6,5 m plaats voor 100 stoelen)

De waarborg voor de podiumwagen bedraagt € 250.

Podiumelementen

De waarborg voor de podiumelementen bedraagt € 25.

Vlaggenmasten

De waarborg voor de vlaggenmasten bedraagt € 250.

Vlaggen

De waarborg voor de vlaggen bedraagt € 40 (tot5 stuks) en € 75 (vanaf 6 stuks).

Nadar

Herashekken

Vuilniszakhouders

Tafels (25 stuks 3m. x 0,60m)            

Beschermmatten voor sportvloer 17 stuks (20m/rol – breedte 1,54m, dikte 2mm)

Afhaaladres: Stedelijke Werkplaats, Canadastraat 46  089 86 78 00

Openingsuren ma – vrij: 7.30 tot 15 uur

Periode van ontlenen (maximum 1 week):

Podiumwagen, podiumelementen en nadar worden ter plaatse gebracht. De andere materialen moeten worden afgehaald.

9 - Publiciteit

* Meld je activiteit op deze databank en ze verschijnt automatisch in Uit in Maaseik, zowel in MAzine als op de website van stad Maaseik.

SPANDOEK OP KUBUS

Stad Maaseik kocht 8 kubussen aan met als doel deze te gebruiken voor de promotie van stedelijke evenementen en verenigingsactiviteiten.

Bekijk hier het reglement voor het gebruik van de spandoeken.

Specificaties spandoek
Elke kubus biedt ruimte voor 4 spandoeken met volgende specificaties:

• Publicitair spandoek PVC eenzijdig gedrukt
• Gelast spandoek, ingeslagen ringen om de 30 cm
• Frontlit - Gecoate Pvc 510 gr/m²
• Formaat: 90 cm breed x 180 cm hoog

10 - Verzekeringen

Polis Burgerlijke Aansprakelijkheid (BA) is verplicht voor elke vereniging!

Gratis vrijwilligersverzekering. Deze verzekering wordt gratis aangeboden door het Vlaams Steunpunt voor Vrijwilligerswerk en dekt zowel burgerlijke aansprakelijkheid, lichamelijke ongevallen, als rechtsbijstand. Een vereniging kan jaarlijks een beroep doen op 100 gratis vrijwilligersdagen.

Gratis vrijwilligersdagen kan je aanvragen via: www.gratisvrijwilligersverzekering.be Hier vind je ook meer info over de aansprakelijkheid en de schadeaangifte.   

11 - Afval

12 - Veiligheidsplan

De organisator van een evenement is verantwoordelijk voor de veiligheid van de bezoekers. Het verloop van het evenement kan je voor een groot deel vooraf plannen. Toch kunnen er zich onvoorziene situaties voordoen die de veiligheid van bezoekers in het gedrang brengen. Op dat ogenblik is het belangrijk om voorbereid te zijn en snel te handelen. Een veiligheidsplan is hiervoor een onmisbaar document. Voor sommige evenementen kan de stad, op basis van een risico analyse door de veiligheidsdiensten, een dergelijk veiligheidsplan verplichten. Een modeldocument werd opgesteld door de AD Crisiscentrum en kan je vinden op de webiste van de FOD Binnenlandse Zaken.

Een checklist met mogelijke risico’s waarmee je als organisator best rekening houdt, kan je hier downloaden.