E-facturatie

Facturatie aan Stad Maaseik, OCMW Maaseik, Autonoom Gemeentebedrijf Infrastructuur Maaseik (AGBI) en Autonoom Gemeentebedrijf Maaseik (AGBM).

Door nieuwe regelgeving omtrent e-facturatie gaan de 4 entiteiten binnen het lokaal bestuur Maaseik (Stad Maaseik, OCMW Maaseik, AGBI en AGBM) over naar een nieuwe werkwijze betreffende e-facturatie.

Bekijk de infographic

Wat is een e-factuur?
Een e-factuur wordt elektronisch gemaakt met gestructureerde data (XML) en verzonden (papierloos) via het PEPPOL-netwerk. PEPPOL is de internationale standaard voor veilig, snel, betrouwbaar en eenvoudig uitwisselen van elektronische berichten zoals facturen.

Opgelet: Een PDF-factuur per email is geen e-factuur, aangezien het niet automatisch verwerkt kan worden.

Verplichting en deadlines

De invoering van het Koninklijk besluit "E-invoicing" van 9 maart 2022 verplicht leveranciers om e-facturen te versturen aan de overheid (Europese, federale, Vlaamse en lokale besturen).

Vanaf 1 november 2023 accepteert het lokaal bestuur Maaseik enkel nog e-facturen in kader van overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten met een geraamde waarde boven de drempel van € 3.000 excl. BTW.

Opgelet: na deze deadline worden facturen op papier of PDF geweigerd!

Voordelen e-facturatie

Elektronisch factureren biedt voordelen: snellere en automatische verwerking van facturen, geen risico op verlies van facturen, snellere betaling van jouw factuur, afschaffing van papier-, port- en enveloppenkost en een forse daling van arbeidstijd en -kost om facturen te maken en te verzenden.

Hoe (e-)factureren?

E-facturatie via PEPPOL/Mercurius

Stuur jouw facturen elektronisch naar ons via het Mercurius/Magda platform van de Federale en Vlaamse Overheid. Deze e-facturen zijn elektronische factuurberichten in gestandaardiseerd formaat (XML UBL2.1 formaat “PEPPOL”).

Maak je in je bedrijf nog facturen in Word of Excel die je vervolgens als PDF verzendt? De afgelopen jaren hebben heel wat ondernemingen (gratis) tools op de markt gebracht waarbij ze zich specifiek richten op bedrijven met kleine factuurvolumes. We raden je sterk aan deze toepassingen te vergelijken, contact op te nemen en aan de slag te gaan. Zo maak je je bedrijf klaar voor de digitale toekomst. De online brochure van de Vlaamse Overheid kan je hiermee op weg helpen.

Ook indien je werkt met een facturatie-, boekhoudpakket of een ERP-systeem, dan zijn er tal van opties op de markt beschikbaar om jou op weg te helpen. Vind hier meer informatie op de website van de Vlaamse Overheid.

Is jouw boekhoud- of facturatiepakket opgenomen in deze lijst, dan wil dit zeggen dat je succesvol e-facturen via PEPPOL kunt versturen.

Vormvereisten (e-)factuur

Welke informatie moet jouw (e-)factuur aan het lokaal bestuur Maaseik bevatten? 

Btw-plichtige leverancier (bvba, NV, bepaalde vrije beroepen ...)

Heb je een btw-nummer, dan ben je verplicht de vormvereisten volgens de btw-wetgeving te gebruiken.

• Vermeld steeds het juiste btw-percentage (bv. medecontractant, kleine onderneming, vrijstelling o.b.v. art. 44)
• BTW nummer van de verkoper
• BTW of KBO nummer van één van onze entiteiten
• IBAN nummer van de verkoper
• Vermeld steeds het bestelbonnummer via het veld "orderreference" of "PO-nummer"
• Omschrijving en datum van dienst/levering
• Stuur per bestelbon een afzonderlijke factuur

Zorg ervoor dat het XML-bestand alle gegevens bevat. Doe je dit niet, dan raden wij jou aan om de originele PDF mee te sturen bij de e-factuur.

Verstuur je factuur slechts éénmaal via e-facturatie. Facturen of duplicaten op papier en via e-mail worden niet behandeld.

Vragen over e-facturatie? Mail ons voor meer informatie.

E-facturatie via Mercurius

Alternatief tot 1 november 2023: PDF per mail

Nog niet in staat om e-facturen te versturen? Stuur je PDF-factuur naar financien@maaseik.be.

Opgelet: vanaf 1 november 2023 worden facturen binnen opdrachten met een geraamde waarde boven €3.000 excl. BTW via deze weg geweigerd!

Om je factuur succesvol te versturen, volg je onderstaande eenvoudige stappen:

• Verstuur je factuur als PDF-bijlage aan een mail
• De mail bevat één PDF-bijlage
• De PDF-bijlage bevat één factuur
• Andere bijlagen kunnen worden toegevoegd indien deze geen PDF-bestanden zijn
• Maak voor meerdere facturen aparte mails en PDF-bestanden aan
• Verstuur je email naar het correcte mailadres (financien@maaseik.be)
• Verstuur de digitale factuur NIET nogmaals per post of via een ander kanaal!
• Respecteer de vormvereisten
• Stuur een aparte factuur per bestelbon, groepeer ze niet!

Enkel PDF-facturen die voldoen aan bovenstaande normen worden aanvaard.

Onkostennota's

Niet-btw-plichtige leverancier (particulieren, bepaalde vrije beroepen, rechtspersonen zonder BTW-nummer)

Vermeld minimaal onderstaande gegevens op jouw onkostennota voor een correcte uitbetaling:

• Naam
• Adres
• IBAN-rekeningnummer
• Datum van opmaak onkostennota
• Omschrijving en datum van dienst/levering
• Leveringsadres of naam van de opdrachtgevende dienst
• Bedrag

Bezorg de onkostennota rechtstreeks via email aan de opdrachtgevende dienst of contactpersoon. Zij registreren jouw onkost en zorgen voor de uitbetaling ervan.

Bestelbonnen

Een overeenkomst met het lokaal bestuur Maaseik komt pas tot stand na verzending van een (digitale) bestelbon, brief van sluiting of overeenkomst na goedkeuring door de bevoegde dienst.

Je wacht dus altijd eerst deze goedkeuring af voordat je goederen levert, diensten presteert of werken verricht.

Algemene facturatiegegevens van onze entiteiten

Vragen, herinneringen en aanmaningen

Verstuur vragen, betalingsherinneringen en aanmaningen betreffende de facturatie met het lokaal bestuur Maaseik naar financien@maaseik.be.